桂川将典
令和４年12月定例会において、デジタル技術の活用やデジタルトランスフォーメーション推進の基本理念についてをお尋ねさせていただきました。
ＤＸ推進室長より、ＤＸの推進及び基本理念について、令和５年度に北名古屋市役所のＤＸ推進に関する方針、方策を策定していく予定であるとご答弁いただいておりました。
そこから半年たちまして、ＤＸ推進に関して、どのような視点を持って方針策定に向けた取組が進んでいるのかを確認させていただきたいと思い、お尋ねをさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。
まずこのＤＸの方針については、総務省による自治体ＤＸ全体手順書などにも、その基本的な方針や考え方は示されておりますが、私が自治体ＤＸの推進に関わってきた経験の中から、以下に挙げる５点はやはり極めて重要なものであると認識していることをあらかじめ申し上げさせていただきたいと思います。
１点目が誰一人取り残さない取組にすることです。
ＤＸ推進の際には、誰もが恩恵を受けられるようにすることが重要です。
デジタル格差を解消し、アクセシビリティーを高めるために、情報へのアクセスやデジタルスキルの向上を支援する取組が必要です。
特に高齢者や障害を持つ人々、地方や農村地域の住民など、デジタル化の恩恵を享受しにくいグループに対する支援が重要です。
２点目が全体最適化を目指すことです。
ＤＸ推進においては、単一の部門や組織だけでなく、全体の最適化を目指すことが重要です。異なる部門や組織間の情報共有や連携を促進し、効率性と生産性の向上を図るためのデジタルプラットフォームの構築やデータの統合が求められます。組織全体のビジョンを共有し、全体最適化を図るための組織文化の変革も重要です。
３点目が職員のためのデジタルトランスフォーメーションを推進することです。
ＤＸは単に技術の導入だけではなく、組織内の職員の働き方改革やスキルの向上も含まれます。
職員がデジタルツールやシステムを活用し、効率的に業務を遂行できる環境を整える必要があります。
トレーニングや教育プログラムの提供、職員の意識啓発、デジタルリテラシーの向上などを通じて、職員のＤＸへの参画を促進します。
４点目が市民のためのデジタルトランスフォーメーションを推進することです。
ＤＸ推進は、市民サービスの向上をもたらす重要な要素です。
市民が政府や公共サービスにアクセスしやすくするために、オンラインサービスやモバイルアプリの提供、デジタルチャンネルを活用した情報発信やコミュニケーションの強化が必要です。
市民のニーズを的確に把握し、利便性や利益を最大化するために、市民参加型のデザインやフィードバックのメカニズムの導入も重要です。
そして、最後の５点目に優先すべき取組を選定することです。
ＤＸ推進においては、優先順位をつけて取り組むべき課題を選定することが重要となります。
具体的な優先順位は組織や状況によって異なりますが、以下の点を考慮することが一般的です。
利益とコスト効率の最大化、最も効果的かつ収益性の高いＤＸプロジェクトに注力すること、優先度の高い業務プロセスの改善、特に市民サービスや重要な業務プロセスのＤＸ化に注力すること、そしてイノベーションの促進、新しい技術やアプローチを採用して、競争力を高める取組に重点を置くことです。
また、具体的に自治体業務において、コスト効率の最大化や優先度の高い業務プロセスの改善に効果的なＤＸ化の取組は、以下のようなものが考えられます。
１つ、デジタルツールの導入と業務の自動化。業務の効率化と生産性向上のため、デジタルツールやソフトウエアの導入を検討すべきと考えます。
例えば、業務処理やデータ入力の自動化、ワークフロー管理システムの導入、文書管理システムの導入などが含まれます。
これにより人的ミスの削減や時間の節約が可能となり、コスト効率が向上します。
２つ目、オンラインサービスの提供。市民サービスの一部、または全てをオンライン上で提供することで、市民の利便性を向上させることができます。
例えばオンラインで申請や支払いができるようなシステムを導入することで、市民が自治体とのやり取りを簡素化し、時間と手間を節約できます。
３点目がデータの統合と分析。システムやデータベースの統合を行い、データを統一的に管理し、利用可能な情報を活用します。
データ分析ツールやビジネスインテリジェンスツールを活用して、意思決定に役立つ情報を抽出し、業務プロセスの改善や予測に活用します。
これにより、データに基づいた効率的な意思決定が可能となります。
４点目、モバイルテクノロジーの活用。モバイルアプリやモバイル端末を活用して、業務の効率化と迅速な対応が可能となります。
例えば現場での情報収集や報告、業務の進捗管理などをモバイル端末を通じて行うことで、業務プロセスの迅速化とコミュニケーションの効率化が図られます。
５点目、プロセスの見直しと再設計。デジタルトランスフォーメーションの取組を通じて現行の業務プロセスを見直し、効率化や改善の余地がある部分を特定します。
プロセスの再設計やシンプル化を行い、無駄を削減し、スムーズな業務フローを実現します。
この際には、関係者のフィードバックやアイデアを積極的に取り入れることが重要です。
これらの取組により、自治体の業務におけるコスト効率の最大化と優先度の高い業務プロセスの改善が可能となります。
ただし、ＤＸ化においては、組織文化や変革の管理も重要です。
適切なトレーニングやチームのサポートを提供し、関係者の参画と共感を得ながら進めることが成功の鍵であります。
さて、ここで述べた内容について、私はオープンＡＩの提供するChatGPTを活用して作成いたしました。
私自身の考えを基にして簡単なスクリプトを投入することで、おおよそ適切な文章が構成されており、またそれだけでなく、私自身が今後の北名古屋市のＤＸ推進において期待している領域についても言及されておりました。
具体的には、デジタルツールの導入、ペーパーレス化、住民サービスのオンライン化、データ集約と活用、ＥＢＰＭ推進、モバイル活用、業務プロセスの見直し、関係者のフィードバックなどです。
この結果から、ChatGPTの活用に対して、私は非常に高い満足と大きなメリットを感じております。
もちろんChatGPTも完璧なものではなく、得意、不得意はあります。
トンカチでくぎを打ちますが、ハンマーでガラスを磨く人はいません。
道具の使い方はそれぞれ適材適所です。
アナログですべきことはアナログで、デジタルでメリットがあるところはデジタルでと、ＤＸ推進においては全体最適を前提としながら、めり張りのある活用をすべきものであると考えております。
じっくりと手元の業務に取りかかることも重要ですが、そしてこれからどんな社会になっていくのか、その変化の方向性をキャッチするアンテナを張って、新しいイノベーティブな事柄についてもしっかりと調査を行っていただきたいと考えております。
なお、デジタル臨時行政調査会におけるアナログ規制の撤廃で約１万項目を見直すとされており、現場での臨場検査などもデジタル化ができるようになるなど、法による規制の目的に照らし合わせて合致する部分について、今後ますますデジタル技術の活用が進むことになろうかと思います。
それでは、前置きが長くなりましたが、北名古屋市におけるＤＸ、デジタルトランスフォーメーションの推進についてお尋ねをいたします。
１点目、ＤＸ推進の計画策定はどのような進捗状況になっているのかお尋ねいたします。
また、先ほど述べさせていただいた５つの重要な点などについて、ご所見も併せてお聞かせいただければと思います。
２点目、決裁など行政事務手続のペーパーレス化について、北名古屋市で取り組むお考えはありませんか。
愛知県下の市町村の実施状況、並びに市役所で１年間に消費する紙はおおよそ何万枚になっているのか、分かりましたら併せてお答えください。
３点目、ペーパーレス化を実施するに当たっては、業務のワークフローの見直し、デジタルツールの導入など、事務の簡素化に向けたＢＰＲ（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の実施も同時に検討することが効果的と考えられていますが、ＢＰＲに取り組むお考えはありますか。
４点目、ＤＸ推進に当たっては、組織の部局間をまたがる意思決定が非常に重要であるため、トップダウンによる合意形成と強い推進体制を構築することが総務省のＤＸ推進手順書でも重視されております。
北名古屋市ではＤＸ推進室を設置しておりますが、組織の部局間の枠組みを超えてＤＸ推進ができるようになるためには、市長、副市長、あるいは総務部長がしっかりとかじを取ることが必要だと考えます。
ＤＸ推進についての体制づくりを行う必要があると考えますが、お考えをお聞かせください。よろしくお願いいたします。
総務部企画情報課ＤＸ推進室長（織田貴之）
ＤＸ推進計画策定の進捗状況について、お答えします。
昨年の12月定例会でお答えしたＤＸ推進に関する方針、方策の策定につきましては、現在、情報化推進会議の議題として原案を提示したところであり、令和８年度での基本方針として、本年夏頃をめどに策定を予定しております。
ご質問にありました５つの点につきましての所見ですが、１点目、誰一人取り残さない取組に関しては、対象の年齢層を考慮したデジタル化を図ることでデジタルデバイドを緩和するとともに、デジタル申請の際の入力補助の方法についても調査・研究してまいります。
２点目の全体最適化についてですが、現在運用中の各システム間で連携できない場合もあり、難しい課題と認識しております。
令和７年度に予定されている自治体情報システム標準化、共通化に合わせて取り組みたいと考えております。
３点目の職員のためのＤＸについてと４点目の市民のためのＤＸについては、併せて推進すべきものと認識しており、デジタル技術の導入で効率化が図られるもの、オンライン申請の拡充など、市民、職員双方にメリットのあるものについては、積極的に取り組むべき課題と認識しております。
５点目の優先すべき取組についてですが、現在策定中の基本方針の中では、特に利用者の利便性の向上、行政事務の見直しやデジタル化による効率化、ＤＸ推進体制の構築に重点を置いた方針として検討しております。
限られた予算と人員の中で最も効果的な手法を研究しつつ、できることから取り組み、実現させていくことで、ＤＸを推進していきたいと考えております。
ＤＸ推進に関しては、日々新しい技術や手法が開発されていることから、今後とも情報収集に努め、本市にとって効果的な手段となるよう調査・研究を進めてまいりたいと思いますので、ご理解賜りますようお願いいたします。
総務部総務課長（小崎康雄）
行政事務手続のペーパーレス化について、お答えいたします。
まず市役所で１年間消費する紙につきましては、実際の使用枚数は把握しておりませんが、令和４年度の東西庁舎分の購入枚数は、Ａ４サイズが462万5,000枚、Ａ３サイズが18万4,500枚となっております。
本市における決裁など行政事務手続のペーパーレス化につきましては、主に庶務事務における出退勤管理や時間外勤務、出張、休暇申請の原則電子化を、また内部事務のうち、連絡、通知及び情報共有のための事務については、原則ペーパーレス化しております。
また、行政事務手続の一部では、あいち電子申請届出システムを利用したインターネット環境での申込みが可能となっております。
ご質問のペーパーレス化についての愛知県下の市町村の実施状況についてですが、全体の状況ではありませんが、隣接する岩倉市が文書管理と電子決裁のシステムを５年ほど前から運用しており、稲沢市と瀬戸市は昨年度から、豊明市は本年度導入を進めている状況であると把握しております。
紙やインクのコスト削減と職員の事務処理時間の短縮を図るには、このようなシステムの導入など、さらなるデジタル化を進めることが大変重要であると認識しております。
本市におきましても、将来的な文書管理、電子決裁システムの導入をはじめ、行政事務手続におけるペーパーレス化について調査・研究を進めてまいりますので、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
総務部企画情報課ＤＸ推進室長（織田貴之）
事務の簡素化に向けたＢＰＲについて、お答えします。
議員のご質問にもありますが、デジタルツールを導入した際は、効果的に利用するため、既存の業務プロセスなど、事務の見直し、確認は必須と認識しております。
デジタルツールの導入は、目的ではなく手段であり、市民サービスの向上や職員の事務負担軽減のため、業務プロセスの最適化を図るＢＰＲの考え方は大変重要であります。
そのため、ペーパーレス化を実施に当たっては、デジタルツールを導入する場合には、ＢＰＲについても取組を進める必要があると認識しております。
今後とも既存の方法にとらわれず、デジタルならどう進めるかを念頭に行政事務の簡素化の検討を続けてまいりますので、ご理解賜りますようお願いいたします。
副市長（伊藤誠浩）
組織の枠組みを超えたＤＸ推進について、お答えをいたします。
議員のご指摘のとおり、ＤＸ推進についての体制づくりの重要性は、私も強く認識しているところでございます。
現在策定中のＤＸ推進における基本方針でも、情報化推進会議内に部局間にまたがる内容の調査、調整する専門部会を設置し、私をトップとした推進会議で意思決定をする体制を予定しております。
ＤＸ実施に向けては、強いリーダーシップと全庁横断的な推進体制が重要であり、職員の意識改革と併せてしっかりと取り組んでまいる所存でございます。
誰一人取り残さず、あらゆる人が恩恵を受けられるよう、本市の財政状況や人員などのバランスを見ながら、できるところから着実にデジタルトランスフォーメーションを実施、推進していく所存でございますので、ご理解賜りますようよろしくお願いをいたします。
桂川将典
ただいま伊藤副市長よりご答弁いただきました。
推進会議を設置して、副市長がトップになられるという予定であると今伺っております。
実際に今現時点で、ＤＸ推進室長とはいえ、元情報システム課長というようなところの職責から、そんなに離れた枠組みで仕事ができているのかなというところは、外から見ておりますとちょっと庁内の全体の最適化を図っていこうとすると、なかなかよその部局にこういうふうにしていきましょう、特に今のデジタル化、電子化、ペーパーレス化を進めましょうとなると、仕事のやり方そのものを皆さんにご協力いただきながら変えていかなきゃいけない。
そのときにはちょっと荷が重いのかなと思っております。
そういった点で、今後事務分掌、そういったものを超えたところの立ち位置から、副市長のほうには、しっかりと北名古屋市のデジタル活用の推進をやっていただきたいと思っておるんですけれども、部局を超えての旗振り役をやっていただくには、やっぱり理解も必要になってこようかなと。
先ほど推進室長のほうから、デジタル化は手段で目的ではないというふうにご答弁もいただいておりましたが、これから先どんなまちをつくるのか、その中でどんな行政、どんな行政サービス、どんな市役所をつくっていくのか、そういったビジョンの明確化というのは、このＤＸ推進計画をつくっていく中で、一つ重要な位置づけになろうかなと私自身は考えております。
市長もよく職員の方と対話していらっしゃるとお話をされておりますけれども、やっぱりこういった対話というものは非常に重要なキーワードになってこようと思います。
そこで、ちょっと１つお尋ねをさせていただきたいんですけれども、やはりこうした取組を全庁的に進めていくに当たって、皆さんのデジタルツールに対する理解、そしてまたデジタルという言葉にとらわれずに、仕事の進め方、あるいは変え方というところに対する意識、共通意識をやはりつくっていくことが非常に重要だと思っております。
これはＤＸ推進手順書にあるとおりなんですけれども、そこでなんですけれども、幹部職員のＤＸ推進に対する理解、これがやはり重要だと思いますので、それに対する研修などを今後進めていくお考えはございませんか、お尋ねをいたします。
副市長（伊藤誠浩）
ただいまご質問いただきましたデジタルツールの理解に関わる管理職員の研修体制でございます。
私が聞いておりますのは、令和３年度からですかね、ＤＸの研修を進めているというふうに聞いております。
当然これから進めていく中で、管理職のみならず、当然のことながら管理以外の職員、補佐職以下についても今後進めながら、先ほど申しました令和３年度が初めて進めていく、これがスタートになっておりますので、今後はさらなるＤＸ推進のための研修会等々を進める中で、先ほどもありましたように、誰一人も置いていかれるような状況にないように進めていきたいと思いますので、よろしくお願いをいたします。
桂川将典
ありがとうございました。
令和３年度にやっていたと補足分でご答弁いただいたので、何でかなと思って考えたら就任前でございましたね。
そういった研修もやっていらっしゃるということなんですけれども、あともう一つお尋ねさせていただきたいのは、今、財政調整基金にしっかりと積んできたという数年の結果、蓋を開けてみたら、国からのお金もいっぱい入ってきて積んできたというところなんですけれども、やはりＤＸを推進していくに当たって、先ほどもお話しした中で、ペーパーレス化だとか、そういったのを進めるに当たって一定の投資は必要になってきます。
その部分について、国から補助がつくからとか、県から補助がつくからやるんだじゃなくて、やはり我々としてこういった行政をつくっていかなきゃいけない。その方向に基づいて、だからここのタイミングで今やりましょうと。
あるいは、補助金もありますよ、確かに、デジ田の交付金も去年ありました。今年も出るかどうか分かりませんけれど、今、全国各地の市町村でペーパーレス化も多分もう最終組ですよね。
もう先頭どころじゃなくて、今最終組になってきていますんで、そういったタイミングでやると、やっぱり知見もたまっていますから、比較的ローコストにやれるかな。
ただ乗り越えていかなきゃいけない様々な障壁というのはありますけれど、いろんなところが失敗したり、あるいはうまくいっているところの事例を学んだり、そして進めていただければと思うんですが、そういった予算のところも、必要なものはちゃんとつけていただいて、やるべきことはやるんだということもＤＸの推進計画の中にしっかりと練り込んでいただきたいと思いますが、推進会議のトップになるということで、伊藤副市長にその辺りをお答えいただければと思います。
副市長（伊藤誠浩）
ただいまご質問いただきました補助に頼るなというところでございますけれども、現実問題としまして、今、行財政改革推進を進めているところでございます。
議員がおっしゃるように、それに引っ張られるようなことのないように、補助金を当てにせず、やはりやるところはやっていく、市民サービスにつなげるところはつないでいく、そういうことはすごく重要なことと考えておりますので、ご理解賜りますようよろしくお願いします。